У вас появилась отличная идея, которая поможет вам автоматизировать процессы, ускорить работу и, естественно, повысить продуктивность. Коллеги уже убеждены в эффективности вашего решения и заряжены, вы в предвкушении будущих результатов от внедрения ПО. Все идет гладко, но тут раздаются два неприятных слова: “Нет ресурсов”. И нет, это не про деньги, все привыкли к ограниченным бюджетам. Частая проблема — отсутствие специалистов с необходимой квалификацией для разработки ПО или огромный бэклог у внутренней команды ИТ-специалистов.
Что же делать в такой ситуации?
Вариант 1. Ничего. Отказаться от проекта и продолжать жить с некомфортными для вас процессами. Зато вы не допустите ни единой ошибки в ходе внедрения. Но мы уверены, что наши читатели привыкли решать возникающие обстоятельства, а не плыть по течению.
Вариант 2. Нанять разработчиков в штат, нести за них ответственность и риски. Этот подход даст вам безопасность и уверенность в том, что всё будет гуд. Результаты будут зависеть только от вас и принятых конкретно вами решений, так как людей вы нанимаете и управляет всем процессом от начала и до конца. Да, побочным эффектом будет постоянный OPEX, который никуда не денется, пока живёт проект.
Вариант 3. Купить готовое коробочное решение. Подход удобен, если на рынке есть решение, отвечающее вашим потребностям на 100%. Иначе вам придется перестраивать бизнес-процессы.
Вариант 4. Заказать решение у внешней команды. Идеально, когда есть реально полное или близкое к такому понимание конечного результата, а также документация в виде ТЗ/БФТ. Стоимость разработки, конечно, будет сильно выше, зато есть возможность переложить ответственность за результат на другого и довериться более опытным ребятам.
Вариант 5. Взять сотрудников на аутстаф. Подход очень близок с предыдущим вариантом, как говорится: same, but different. В рамках аутстаффинга можно нанять суперпрофи и собрать их в одной комнате сразу же, без долгого и мучительного поиска. В краткосрочной перспективе это будет стоить больших денег, так как принцип модели аутстаффинга - зарабатывать на перепродаже навыков специалистов. Однако после того, как проект завершится — можно сократить издержки.
Доверяй, но проверяй: как выстроить взаимодействие с внешней командой
Обычно компании боятся, что не смогут эффективно контролировать внешних сотрудников и вследствие чего цели проекта не будут достигнуты. Давайте разберемся, насколько обоснован этот страх. Контроль, на самом деле, штука забавная: он есть всегда, и его никогда нет. На проекте что-то может пойти не так в любой момент времени, вне зависимости отдан ли он на аутсорс, либо же делается инхаус, своими ресурсами. Вопрос — в ответственности команды, а также в грамотном управлении.
Заказчик может устанавливать правила для контроля проекта, чтобы всегда понимать текущую ситуацию и вовремя реагировать на возникающие проблемы. Коммуникация между внутренней и внешней командами должна строиться на принципах прозрачности и простоты. Это поможет избежать отклонения в продуктивности, так как даже простой на небольшом отрезке времени в несколько дней оборачивается для заказчика большими потерями в деньгах. Мы выделили несколько рекомендаций, которые упростят коммуникацию и повысят ее эффективность:
-
Назначьте ответственного менеджера из своей компании, кто будет отвечать за координацию работ специалистов на аутсорсе. Именно этот человек должен оперативно реагировать на запросы внешних сотрудников, помогать им и собирать обратную связь.
-
Составьте роадмап работ. Так легче понимать,какой сейчас текущий статус или на каком этапе проект застрял.
-
Регулярно обменивайтесь информацией. Помимо регулярности встреч заказчику и исполнителю важно структурировать информацию друг для друга, реагировать своевременно на замечания одной из сторон, подтверждать понимание информации или же задавать уточняющие вопросы друг другу.
-
Используйте инструменты project-менеджмента. Например, таск-трекеры, канбан-доски, приложения для фиксирования времени работы. Чем больше инструментов, помогающих организовать работу, задействовано, тем меньше вероятность потерь во времени и тем больше шанс вовремя отследить отклонения в работе, которые периодически случаются.
-
Анализируйте работу исполнителя. Рассчитайте количество выполненных задач за единицу времени, количество созданных продуктов/решений с момента начала сотрудничества или степень вовлеченности в рабочий процесс согласно хронометражу рабочего времени. Статистика поможет вам увидеть объективную картину.
-
Помните про внешние факторы. Часто сталкиваемся с ситуациями, когда ИТ-специалисты исполнителя находятся в искусственном простое не по своей вине. Например, они ждут задач от представителей исполнителя, ждут завершения задачи внутренних разработчиков по этим задачам или не могут использовать те рабочие инструменты, которые находятся в их распоряжении у заказчика.
Как обеспечить безопасность данных при передаче проектов внешним подрядчикам?
Аутсорсинг ИТ-специалистов — достаточно популярная практика, хоть иногда может казаться что чаще всего потребности закрывают штатом или аутстаффом. На деле, многие компании предпочитают готовые и сработанные команды, так как они показывают первые результаты уже после первого спринта работ. А если нужен только MVP или отдельный блок продукта, то легче обратиться к аутсорсингу.
В связи с распространенностью аутсорсинга, не можем не упомянуть ещё одну боль компаний-заказчиков — конфиденциальность данных.
В любом случае с внешней командой придется делиться данными и проблемами, иначе она не сможет погрузиться в контекст и выполнить должным образом свои задачи. Чтобы минимизировать риски утечек корпоративной информации, мы рекомендуем, во-первых, иметь готовую политику работы с данными. Политику должна быть затранслирована на всех партнёров, строго контролироваться и выполняться без единого отклонения. Принцип “авось” необходимо забыть.
Во-вторых, внутри компании нужны специально обученные люди, отвечающие за информационную безопасность. Они и являются ответственными за проверку контрагентов, составление процедур по работе с данными, выдачу доступов и контроль передачи внутренних материалов. Супербюрократизированные процессы, если дело касается безопасности, работают “на ура”.
В-третьих, не забывайте про санкции и учитывайте их в договорах с подрядчиками. Осознание неминуемости штрафов за нарушения вызывает желание их избежать.
